مقدمة عامة
ًٍٍٍٍ
النظام الفندقي أو ما يسمي بنظام إدارة الفنادق يواكب التطور السياحي الذي تشهد بلادنا والمستوى السياحي الكبير الذي تسعى بلادنا الي تحقيقه وبهذا النظام وضعت يمن سوفت بصمتها في هذا التطور فالنظام الفندقي يمتاز بالسهوله من حيث الاستخدام والدقه والرقابه من التقارير والمستخدمين فقد قامت يمن سوفت بوضع نظام ادارة الفنادق الذي يتلاءم مع الوضع الحالي ويستوعب التطور المستقبلي.

ونظام إدارة الفنادق يتكون من اربع شاشات رئيسيه:

إدارة النظام:
تمكنك إدارة النظام من تحديد المستخدمين وصلاحياتهم والرقابه عليهم كما انها تمكنك من عمل نسخ احتياطيه وادخال جميع معلومات الفندق من حيث الغرف والخدمات والموظفون وانواع الشركات والجهات التى يتم التعامل معها.
تستطيع من خلال ادارة النظام ان تحدد معلومات الفندق وهى تعبر عن السياسه الاداريه المستخدمه من قبل ادارة الفندق من حيث الترحيل الالي وتسلسل الفواتير النقديه والاجله وخيارات النظام التي تتماشى مع السياسه الاداريه للفندق والتى يمكن ان تختلف من ادارة فندقيه الي ادراة فندقيه اخرى بحسب احتياجات الادارة الفندقيه .
وتحتوي ادارة النظام علي عمليات متقدمه وهى عمليات تحتاج الي رقابه مباشره وقرار اداري ولذلك تم تحديدها ضمن ادارة النظام والتى ننصح بان تكون من صلاحيات المستخدم الاول (مدير النظام).

 

الاستقبال : ًًً
تعتبر شاشه الاستقبال هى الشاشه الرئيسيه في نظام ادارة الفنادق حيث ان هذه الشاشه تحتوي علي جميع العمليات مثل الحجز والتسكين وهذه العمليتان تعتبران اساس العمل الفندقي وتعتبر باقي العمليات عمليات لاحقه لهذه العمليتان مثل الغاء الحجزوالبحث عن نزيل وتسجيل بطاقة النزيل التى يمكن للنظام ان يسجلها اليا .
وتمكنك هذه الشاشه من تقديم جميع الخدمات للنزيل وربطها ماليا برقم غرفة هذا النزيل وهذه الخدمات قد تكون خدمات المطعم او المغسله او الخدمات المدفوعه مقدما وجميع الخدمات التي تم تعريفها في الفندق بحسب السياسه الاداريه للفندق وما تقدمه من خدمات للنزلاء .
كما ان هذه الشاشه تمكنك من تحويل نزيل من غرفه الي اخرى وتنتقل معه جميع الخدمات التي قيدت علي رقم الغرفه التي تحول منها الي الغرفه التي تحول اليها اليا.
طباعة الفاتوره النهائيه وتكون هذه الفاتورة مجمعه لجميع الخدمات المقدمه وحتى خدمات المكالمات الهاتفيه وتستطيع طباعتها بعدة طرق تفصيليه بحسب الاحتياج وتستطيع طباعتها لغرفه واحده او لغرفه مع الغرف المرتبطه بهذه الغرفه في فاتوره واحده.
خروج النزيل واغلاق الغرفه واستخراج الفاتورة النهائيه لهذا النزيل
كما انه يمكنك ان تقوم باخراج نزيل من غرفه فيها اكثر من نزيل بدون ان تستخرج الفاتوره النهائيه وتحملها علي النزيل المستمر في الغرفه نفسها.
 

المكالمات:
شاشه المكالمات عباره عن شاشه مرتبطه بنظام ثانوي وهو نظام التقاط المكالمات والذي يربط بين التحويله ونظام ادارة الفنادق وتحتوي هذه الشاشه علي تهيئه المكالمات والتى تتضمن شروط نجاح المكالمات وخطوط الهاتف والوحدات والشفرات وهي تحتوي ايضا علي اسعار المكالمات (الدوليه –المحافظات –المحليه –والاتصال بشبكات التلفون السيار )
عمليات المكالمات : وهي عمليات ترحيل المكالمات ورفضها واغلاق المكالمات .
التقارير: تحتوي شاشه المكالمات علي مجموعه من التقارير الخاصه بالمكالمات وهي عباره عن فاتوره مكالمات والمكالمات المحوله ومحفوظات المكالمات .

 

التقارير :
يمتاز نظام ادارة الفنادق بوجود تقاريركميه ورقميه عديده وتناسب جميع السياسات الاداريه .
التقارير الاحصائيه هي مجموعه من التقارير التي تساعد الاداره علي اعادة النظر في السياسه الاداريه المتبعه واتخاذ سياسات جديده تزيد من نشاط الفندق وتميزه عن غيره .
تقارير النزلاء توضح النزلاء المقيمين والذين غادرو والمتوقع مغادرتهم والامانات والودائع الخاصه بهم .
تقارير الخدمات من اهم التقارير في النظام الفندقي وتحتوي علي التقرير الخاص بالايراد لكل يوم او لفتره محدده.
وتقرير ملخص النقد والمكالمات الخدميه والخدمات المقدمه والمدفوعه مقدما.
تقارير الفواتير تمكنك من طباعه الفاتورة النهائيه لغرفه او طباعه فاتورة لنزيل بعد مغادرته الفندق والفواتير المغلقه وفواتير الشركات .
تقارير الغرف يوضح الغرف العامله والغرف الغير ممكن استعمالها.
التقارير الاداريه: وهي تقارير تساعد ادارة الفندق علي الرقابه علي المستخدمين بحيث توضح هذه التقارير نشاط كل مستخدم وماهي العمليات التي قام بها المستخدم وتحديد الوقت لكل عمليه .
وكشوفات الفندق (كشوفات الايراد –كشوفات النزلاء – التقرير المحاسبي اليومي )
كما ان التقارير الاداريه تحتوي علي تقارير رسوميه تحول جميع التقارير المتوفره بكثره في النظام الي تقارير رسوميه وبيانيه تساعد علي دراسه نشاط الفندق واتخاذ القرارات المناسبه في الوقت المناسب .
وتساعد ايضا لبناء السياسات الاداريه للفندق في المستقبل بمايضمن تطور النشاط وزيادة الايراد.